疫情期间，企业该如何签订合规的电子合同
✎ 第 339 篇原创
文｜稼轩律师 王珊
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前言
新型冠状病毒肺炎疫情的影响蔓延至世界范围，我国企业复工时间一再推迟，美国、韩国、日本、新西兰等各个国家为应对疫情也纷纷采取避免人员流动、聚集的措施。我国各类企业除已签订合同的履行受到影响之外，还导致企业无法按计划线下签署新的合同。在这一环境下，电子合同从业务流程审批、流转到合同签署及归档管理的无纸化线上操作的特性的优势充分突显，企业使用电子合同，在很大程度能够保障企业各项商业活动顺利进行。电子合同在签署、存储等合规性要求上与纸质合同存在不同，企业在使用电子合同时需要注意电子合同签约平台、系统的选择，数据的存储，电子签名的使用等，以满足合规性要求。
（一）电子合同是以数据电文为载体的书面合同
目前，在我国法律层面，对于电子合同并无明确的定义，但商务部2012年发布的《电子合同在线订立流程规范（征求意见稿）》中曾将电子合同的定义为，平等主体的自然人、法人、其他组织之间以数据电文为载体，并利用电子通信手段设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
《中华人民共和国合同法》（以下简称“《合同法》”）第十条规定“当事人订立合同，有书面形式、口头形式和其他形式。法律、行政法规规定采用书面形式的，应当采用书面形式。当事人约定采用书面形式的，应当采用书面形式”。第十一条规定“书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。”
根据我国《合同法》的规定，参考《电子合同在线订立流程规范（征求意见稿）》中对电子合同的定义，电子合同是以数据电文为载体，表现合同双方权利义务关系的书面合同。
（二）依法签订的电子合同具有法律效力
根据《中华人民共和国电子签名法》（以下简称“《电子签名法》”）第三条、第四条之规定，在民事活动中当事人可以约定使用电子签名、数据电文，对于当事人约定使用电子签名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为符合法律、法规要求的书面形式。此外，电子合同作为电子数 据的一种形式，其在司法实践中的是合法的证据形式也是毋庸置疑的，2020年5月即将实施的《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第十四条规定“电子数据包括下列信息、电子文件：...其他以数字化形式存储、处理、传输的能够证明案件事实的信息”。
因此，电子签名与手写签名具备同等法律效力，自然人、法人、其他组织之间利用电子通信手段在线上平台系统完成合同双方身份验证、合同的前期谈判与协商并在线上完成签订的，能够有形地表现所载内容的电子合同与书面的电子合同具有同等的法律效力。
（三）电子合同的适用范围
电子合同是以数据电文为载体的书面合同，且具有与书面合同的同等的效力，但是电子合同并非在任何种类的合同的签订中均能够适用，根据《电子签名法》第三条规定电子签名、数据电文的形式不适用于涉及婚姻、收养、继承等人身关系的；涉及停止供水、供热、供气等公用事业服务的；以及法律、行政法规规定的不适用电子文书的合同。
综上，除《电子签名法》第三条规定的上述三种情形外，合同当事人可以自由选择是否以电子签名、数字电文形式订立各类合同。
《电子签名法》第四条规定：“能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为符合法律、法规要求的书面形式”。
《电子签名法》第五条规定：“符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的原件形式要求：能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更改。但是，在数据电文上增加背书以及数据交换、储存和显示过程中发生的形式变化不影响数据电文的完整性”。
《电子签名法》第六条规定：“符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的文件保存要求：能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；数据电文的格式与其生成、发送或者接收时的格式相同，或者格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容；能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收的时间”。
因此，《电子签名法》要求合规的电子合同至少应具备保证内容完整、未被擅自更改，能够确定签约双方的身份，能够确定电子合同生成日期的三要素。
三、基于合规性要求下企业订立电子合同的注意事项
（一）选择有资质第三方电子签约平台
企业使用第三方电子签约平台除能够缩减在成本和技术等方面的资金、人员投入外，第三方电子签约平台的中立性也能够一定程度上保障电子合同固定证据的可靠性。
企业选择第三方电子签约平台需要注意：第一，查询平台公示的证书或授权书，判断网站是否与经过工信部许可的CA机构进行合作，是否有资质。第二，平台是否采用哈希值或其他有效技术手段固化电子合同内容，能防止电子合同被篡改，保证电子合同内容完整。第三，查询网站公示内容，查询平台是否与联合信任时间戳服务中心或国家授时中心进行合作，判断电子签约平台能否确定电子合同的生成日期。
（二）做好保护数据安全、数据加密工作
由于第三方电子签约平台使用技术的限制，其存在相关数据可能会被篡改或销毁得可能性，导致后期举证困难。企业通过第三方电子签约平台订立电子合同，需要自行备份一套电子合同数据。另外，企业的部分合同可能涉及个人隐私或商业机密，为防止个人隐私或商业机密被泄露，需要对被传输的数据进行一定程度的加密，并且限制第三方电子签约平台对数据内容的权限，以预防潜在风险发生。
（三）选择第三方电子认证服务机构对电子合同认证
企业对电子签名或者电子合同进行第三方认证，能进一步提高电子交易的安全性和可靠性。企业在选择第三方认证机构时，应审核第三方认证机构是否具有工信部颁发的《电子认证服务许可证》及是否在有效期内。
经过认证后，电子认证服务机构的签发《电子签名认证证书》，表明电子合同的电子签名已经过合法、权威第三方认证机构认证，在发生争议时法院或仲裁机构可借助该证书来认定电子合同的真实性。
（四）使用可靠的电子签名
“电子签名”并不是用笔在电子合同上签字，而是是一种能够识别签名人身份的技术手段。实践中，私人密码、手机验证码、指纹锁、网银盾、U盾等均是普遍使用的电子签名方式。
根据《电子签名法》第十三规定，能够达到“可靠电子签名”要求的技术手段可以认为是有效的电子签名，与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。企业在签订电子合同时，要达到“可靠的电子签名”需要同时符合下述四个条件：
1. 电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；
2. 签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；
3. 签署后对电子签名的任何改动能够被发现；
4. 签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。
企业签订使用电子合同，需要注重选择合规得电子合同签约平台、系统，确保用户身份安全且能够锁定签约主体真实身份，数据存储得安全合规，电子签名可靠，签约流程符合我国法律法规的相关规定等，以满足电子合同的合规要求。除此之外，企业在日常经营与管理中，还需要注重妥善保存电子合同的签订、履行过程中前期准备和后期履行行为中双方邮件往来、通信内容、银行转账记录、工作安排、补充协议等，在日后因合同的履行引发争议时，作为辅助证据进一步完善证据链的完整性，或补充验证电子合同内容的真实性。
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编辑｜稼轩文编社
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